バーチューのアシスタントは、営業活動を裏側から支える重要な存在です。見積書の作成、電話・メール対応、案件の進行管理、正確さとスピードが求められ多岐にわたる業務を、日々こなしています。
こうした業務を効率よく進めるには、集中できる環境と、営業メンバーとスムーズに連携できる仕組みが欠かせません。
今回は、バーチューのアシスタントの1日に密着し、業務効率を高める働き方と、それを支えるオフィス環境・ITツールの活用法をご紹介します。
1. アシスタント業務を支えるツールと環境
アシスタントの仕事は、正確さが求められる事務作業と、営業メンバーとの密なコミュニケーションの両立が求められます。その力を最大限に引き出すには、業務効率を高める仕組みと、それを支える環境が欠かせません。
ここでは、アシスタントの働く環境づくりに必要な視点をご紹介します。
1-1. 「場所を選べる」が生む、集中と連携の両立
アシスタント業務は、営業メンバーへの確認や相談が頻繁に発生する一方で、見積書作成など集中力を要する作業も多くあります。こうした異なる作業モードをスムーズに切り替えるには、「今やるべきこと」に合わせて場所を選べる環境が効果的です。
オープンスペースで営業メンバーと隣り合って確認作業をしたり、集中ブースで静かに見積書を仕上げたり。作業内容に応じて最適な場所を選ぶことで、効率と質の両方を高められます。
1-2. Teams × Plannerで実現する、タスクの見える化
アシスタントの業務は多岐にわたり、複数の案件を並行して進めることも珍しくありません。誰が何を担当しているのか、どこまで進んでいるのかが見えないと、業務の抜け漏れや重複が発生しやすくなります。
Microsoft TeamsとPlannerを連携させれば、案件ごとにタスクを細かく分けて管理でき、進捗状況がチーム全体で共有されます。営業メンバーが外出先からでも直接指示を送れるため、確認待ちの時間も削減。また、OneNoteでアシスタント同士の共有情報を一元管理することで、属人化を防ぎ、チーム全体で業務を回せる体制が整います。
2. ある日のバーチューアシスタント
8:30 出社・メールチェックとタスク整理
出社後、まずはメールをチェックし、手持ちのタスクを確認。優先度の高いものをリストアップし、1日の段取りを組み立てます。
オフィスはフリーアドレス制で、座席は固定されていません。その日の業務内容に合わせて、作業しやすい場所を選んでスタートします。
「朝のうちにタスクを整理しておくと、１日の見通しが立って安心します。座る場所を変えると気持ちも切り替わるので、いいリズムで仕事に入れますね」
9:00 営業メンバーと案件確認
外出前の営業メンバーと、案件について簡単な確認を行います。フリーアドレスなので、すぐ隣に座って会話でき、ちょっとした疑問もその場で解消。メールを送って返事を待つ必要がないため、テンポよく業務を進められます。
「会議室を予約しなくても、隣に座ればすぐ話せるのがありがたいです。営業さんも出発前の数分で対応してくれるので、お互い効率的ですね」
9:30 電話・メール対応、資料作成
営業メンバーから確認した内容をもとに資料を作成。並行して、電話やメールでの問い合わせにも対応します。
判断に迷うときは、他のアシスタントに相談しながら進めます。集中ブースを使っているかどうかで「話しかけてOKか」が分かるので、お互いの作業を妨げずに連携できます。
「ブースに入っていると『今は集中モードだな』と周りも察してくれます。オープンな席にいるときは気軽に声をかけてもらえるので、メリハリがつきますね」
12:00 他部署メンバーとランチ
お昼はキッチンスペースへ。お弁当を温めたり、スープを作ったりしながら、部署を超えたメンバーと一緒にランチを楽しみます。
仕事の話から雑談まで、リラックスした雰囲気で会話が弾みます。何気ないやり取りの中で、案件の背景や新しい情報を得られることも少なくありません。
「他部署の人と話すと、知らなかった情報が入ってくることがあります。『そういう経緯だったんだ』と分かると、自分の仕事にも活かせますね」
13:00 マルチディスプレイで見積書作成
午後は見積書作成に集中。複数の資料を参照しながら作業するため、モニターが設置された席を選ぶことが多いです。
発注データや価格表を並べて表示できるので、画面を行き来する手間が省け、作業がはかどります。より集中したいときは個室ブースに移動することも。
「2画面で作業すると、確認しながら入力できるのでミスが減ります。一度この環境に慣れると、もう戻れないですね」
15:00 営業・デザイナーとミーティング
営業・デザイナーと一緒に、お客様への提案内容を詰めるミーティング。カタログやサンプルを広げて確認するため、スタンディング＆ビッグテーブルの部屋を使います。
大型モニターに資料を映し出せば、全員が同じ情報をリアルタイムで確認可能。立って行うことで、議論もテンポよく進みます。
「広いテーブルだとカタログを並べても余裕がありますし、モニターを見ながら話せるので認識合わせがスムーズです。立ちミーティングだと自然と手短になるのもいいですね」
17:30 退社
1日の業務を終え、退社。Teamsでタスクが管理されているため、翌日の業務へもスムーズに引き継ぐことができます。
3. バーチューの、アシスタントが最大限に輝けるワークプレイス
バーチューは、アシスタントを含むデスクワーカーの「正確さ」と「スピード」を両立させるレイアウト設計と、業務効率を高めるITツールの導入支援を行っています。
Microsoft Teams・Planner・OneNoteによるタスク管理と情報共有の仕組みづくり、集中と連携を切り替えられる空間設計、オフィス環境とITシステムの両面から、生産性向上をサポートします。
スタッフがより力を発揮できる環境づくりに興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
